Automatización inteligente de procesos, una herramienta indispensable para aumentar la productividad

La mitad del tiempo laboral de un trabajador se desperdicia en tareas manuales como la generación de reportes o la recopilación de información. ¿Cómo la automatización de procesos permite agilizar estas labores?

En un mercado competitivo, las empresas necesitan estar siempre un paso más allá para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de sus colaboradores. Por esta razón, en los últimos años ha crecido la demanda de implementación de herramientas tecnológicas que permitan reducir el tiempo invertido en procesos manuales, a través de un procedimiento que permite la reducción de trabajos repetitivos: la automatización de procesos.

Las áreas administrativas y operativas de un negocio son las más beneficiadas con la implementación de estos procesos. Entre las áreas más comunes están las relacionadas a finanzas, contabilidad, recursos humanos, legales y de back office en general. “Estas personas normalmente pierden el 52% de su tiempo laboral en tareas manuales y repetitivas”, explica Herman Marín, CEO y Cofundador de Kaudal, una ‘startup’ que ofrece capacitaciones a colaboradores de empresas para automatizar procesos manuales con herramientas de Inteligencia Artificial (IA).

Kaudal se enfoca en que las empresas puedan funcionar más productivamente mediante las automatizaciones individuales de cada rol.

¿En qué áreas se aplica la automatización de procesos?

Las herramientas denominadas no-code o low-code son las más recomendadas para procesos de automatización al no funcionar con líneas de código o con una mínima codificación manual. En el caso de Kaudal, utilizan herramientas de ‘productividad individual’, que se encuentran en la suite de Microsoft o de Google e incluyen componentes de IA a fin de que los usuarios la puedan adoptar más fácilmente.

En relación a las áreas de implementación, existen cuatro categorías de situaciones comunes:

– Generación de reportes: se reemplaza la elaboración de reportes o presentaciones en plantillas como PPTs, por el uso de herramientas de inteligencia empresarial como Power BI o Looker Studio.
– Flujos repetitivos: aplicar herramientas como Power Automate o Zapier para conectar aplicaciones y servicios web con el fin de transferir información de una aplicación a otra automáticamente.
– Democratizar información: se incluyen herramientas como Power Apps o App Sheets de Google para compartir información a un grupo determinado de personas que interactuarán con ella y darán un feedback.
– Recopilar información: para procesar y estructurar formularios. Se pueden utilizar herramientas como Power Apps o App Sheets.

No existe un tipo de negocio que pueda verse menos o más afectado, todas las industrias pueden ser víctimas de un manejo inadecuado de las tareas manuales de los colaboradores. Desde empresas de consumo masivo, retail o seguros, hasta empresas de transporte, educación, etc.

¿Es necesario capacitar a los colaboradores de una empresa?

La palabra guía sería más adecuada. “La magia de este tipo de herramientas es que son bastante intuitivas y no requieren de experiencia técnica previa”, indica Marín, quien insiste en que sólo se necesita un par de ‘tips’.

Sin embargo, antes de iniciar cualquier cambio, es importante identificar los procesos ineficientes de una empresa y el tiempo que podría ahorrarse a través de la automatización de procesos.

De esta manera, no es necesario seguir un curso como tal. La facilidad didáctica de las herramientas tecnológicas permite que, a través de un video de 5 o 10 minutos, cada colaborador pueda seguir los pasos necesarios para llevar a cabo la automatización.

¿Por qué es importante la automatización en una empresa?

El ahorro de tiempo en tareas manuales y repetitivas no sólo incrementa la productividad de la empresa, sino que también empodera al colaborador. Para Marín existen tres impactos importantes de la implementación de estos procesos: empoderamiento, productividad y crecimiento como marca empleadora.

1. El colaborador se empodera cuando deja de invertir su tiempo en actividades que no le generan valor, y empieza a ganar habilidades digitales, colaborar en temas estratégicos y a explotar su potencial. Es importante que el trabajador de una empresa sienta que su lugar de trabajo le permite ser creativo/a para resolver las ineficiencias que son parte de su rol y, de esta manera, ser más eficiente en el negocio y que aumente la productividad.
2. Las empresas que aprovechan este tipo de herramientas tienden a ser hasta un 35% más productivas al ahorrar tiempo y hacer más actividades con los mismos recursos.
3. La marca empleadora es un factor primordial dentro del branding de una empresa. Brindarle al colaborador la oportunidad de convertirse en un creador digital promueve la innovación dentro del negocio, lo que genera un mayor interés en las personas por trabajar en la empresa y en quedarse por más tiempo.

En sí, la automatización de procesos con herramientas de IA representa una oportunidad de crecimiento y ahorro para cualquier tipo de empresa y, sobre todo, una mejora en la productividad y en el posicionamiento de la misma a nivel económico y social. (CPL)

Fuente: La Hora